حقيبة تدريبية
الدبلوم الاحترافي في السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكاتب
12 أيام، 60 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل "التمارين والحالات العملية" Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- نموذج تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)
الهدف العام:
- تمكين المشاركين من اكتساب المهارات والمعرفة اللازمة للعمل في السكرتارية التنفيذية أو كمساعد إداري في أي منظمة.
الأهداف التفصيلية:
- فهم دور السكرتارية التنفيذية والإدارة في العمل الإداري اليومي.
- تطوير مهارات الاتصال والتفاوض الفعالة والتواصل مع العملاء والشركاء.
- تحسين مهارات إدارة الوقت والتنظيم الشخصي لزيادة الإنتاجية.
- تعلم كيفية التخطيط الاستراتيجي وتنفيذه بشكل فعال.
- تحسين مهارات الكتابة والتعبير عن الأفكار والتقارير.
- تعلم كيفية إدارة الاجتماعات والمؤتمرات وإعداد الجداول والمحاضر.
- تطوير مهارات البحث والتحليل وحل المشكلات في العمل الإداري.
- تعلم كيفية التعامل مع المعلومات الحساسة والصعبة والتعامل مع الضغوط في العمل.
- تطوير مهارات القيادة والتعامل مع فرق العمل.
- تعلم كيفية استخدام البرامج المكتبية والتقنيات الحديثة في السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب.
- تحسين مهارات العرض والتقديم والإلقاء أمام الجمهور.
- تطوير المهارات التسويقية والعلاقات العامة والتعامل مع الوسائل الإعلامية.
الفئة المستهدفة:
- الموظفون الذين يعملون في مجال السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب.
- المساعدون الإداريون.
- موظفو الدعم الإداري.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة الأولى: مبادئ السكرتاريا التنفيذيّة
محاور الجلسة:
- تمهيد.
- مفهوم السكرتير التنفيذي.
- دور السكرتير التنفيذي وأهميته في المؤسسات.
- السكرتير التنفيذي كمدير للوقت والموارد.
- الخصائص والمهارات الأساسية للسكرتير التنفيذي المتميز.
- السكرتير التنفيذي كمساعد ومستشار للإدارة.
الجلسة الثانية: تنظيم المكاتب وإدارة الملفات
محاور الجلسة:
- تنظيم المكاتب والمساحات العامة لأقسام العمل.
- إدارة الملفات والوثائق والبيانات بشكل فعّال.
- استخدام تقنيات الحاسوب في إدارة المكتب.
- الحفاظ على أمن المعلومات والخصوصية.
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة الأولى: التعامل مع العملاء والزملاء
محاور الجلسة:
- كيفية التعامل مع العملاء والزملاء بفعاليّة.
- تحسين مهارات الاتصال والتفاوض والتعاون.
- التعامل مع الصعوبات والتحديّات في التعامل مع الآخرين.
- الحفاظ على علاقات إيجابيّة ومؤثرة مع الزملاء والعملاء.
الجلسة الثانية: الإدارة الإلكترونيّة والتقنيّات الحديثة
محاور الجلسة:
- استخدام الإدارة الإلكترونية في إدارة المكاتب.
- الاستفادة من التقنيات الحديثة في تحسين الإنتاجية والكفاءة.
- إدارة البريد الإلكتروني والتقويمات الإلكترونية والتطبيقات الخاصة بالمكاتب.
- تطوير مهارات البحث والتحليل والتفكير الإبداعي.
اليوم التدريبي الثالث:
الجلسة الأولى: إدارة الاجتماعات والمؤتمرات
محاور الجلسة:
- كيفية إعداد وتنظيم الاجتماعات والمؤتمرات بفعالية.
- تحسين مهارات الاتصال والتفاوض والتعاون في الاجتماعات.
- التعامل مع التحديات والصعوبات في إدارة الاجتماعات والمؤتمرات.
- الحفاظ على تنظيم الوقت وتحقيق الأهداف المحددة في الاجتماعات.
الجلسة الثانية: مهارات العرض والتقديم
محاور الجلسة:
- الأساليب الحديثة لإعداد العروض التقديمية والعروض التجارية في السكرتاريا التنفيذية.
- كيفية تحسين مهارات العرض والتقديم وجعلها أكثر فعالية وإقناعية.
- الأدوات والتقنيات الحديثة المستخدمة في إعداد العروض التقديمية والتجارية.
- تحديات العروض التقديمية والتجارية وكيفية التغلب عليها.
اليوم التدريبي الرابع:
الجلسة الأولى: إدارة المشاريع والمهام الكبيرة
محاور الجلسة:
- كيفية تخطيط وتنظيم المشاريع والمهام الكبيرة.
- تطوير مهارات الإدارة الاستراتيجية والتخطيط.
- إدارة الموارد والميزانيات والمواعيد النهائية.
- التعامل مع التحديات والصعوبات في إدارة المشاريع والمهام الكبيرة.
الجلسة الثانية: التسويق الشخصي وتطوير المهارات المهنية
محاور الجلسة:
- كيفية تطوير المهارات الشخصية وتحسين الذات.
- التسويق الشخصي وبناء العلاقات المهنية.
- التعامل مع التحديات والصعوبات في تحقيق النجاح المهني.
- تطوير المهارات المهنية وتحقيق النجاح في العمل.
اليوم التدريبي الخامس:
الجلسة الأولى: القيادة والإدارة الفعالة
محاور الجلسة:
- دور القيادة والإدارة الفعالة في المؤسسات.
- تطوير مهارات القيادة والإدارة الفعالة.
- إدارة الفريق وتنمية الموظفين.
- الحفاظ على الاتصالات الإيجابية والمؤثرة مع الزملاء والعملاء.
الجلسة الثانية: الابتكار والتطوير في العمل
محاور الجلسة:
- كيفية الابتكار والتطوير في العمل لتحسين الإنتاجية.
- تحسين مهارات البحث والتحليل والتفكير الإبداعي.
- التعامل مع التحديات والاستجابة للتغييرات في البيئة العملية.
- تحديد الفرص والتحولات في السوق واستغلالها لتحقيق النجاح.
اليوم التدريبي السادس:
الجلسة الأولى: المهارات المالية والمحاسبية الأساسية
محاور الجلسة:
- المفاهيم المالية والمحاسبية الأساسية.
- التعامل مع الميزانيات والتقارير المالية.
- أهمية التحليل المالي وتقييم الأداء.
- الحفاظ على التزامات الشركة المالية والضريبية.
الجلسة الثانية: المهارات القانونيّة المتعلقة بالعمل
محاور الجلسة:
- المفاهيم القانونية المتعلقة بالعمل.
- التعامل مع العقود والمستندات القانونية.
- الحفاظ على الامتثال القانوني والتزامات الشركة.
- أهمية حماية الملكية الفكرية والبيانات الشخصية.
اليوم التدريبي السابع:
الجلسة الأولى: الاتصالات العالمية والتعددية الثقافية
محاور الجلسة:
- التحديات والفوائد للاتصالات العالمية والتعددية الثقافية في العمل.
- تحسين مهارات التواصل مع أصحاب الثقافات المختلفة.
- التعامل مع الاختلافات الثقافية وتحقيق التعاون الفعال.
- الحفاظ على العلاقات الإيجابية والمؤثرة مع الشركاء والعملاء الدوليين.
الجلسة الثانية: الابتكار وريادة الأعمال
محاور الجلسة:
- مفهوم ريادة الأعمال والابتكار.
- تطوير مهارات الابتكار والتفكير الإبداعي.
- تحليل الأفكار والفرص وتحويلها إلى مشاريع ناجحة.
- الحفاظ على النجاح والنمو المستدام في العمل.
اليوم التدريبي الثامن:
الجلسة الأولى: تحسين مهارات الاتصال الشفوي والكتابي
محاور الجلسة:
- كيفية التواصل بفعالية مع الزملاء والعملاء.
- تحسين مهارات الكتابة والقراءة السريعة.
- تطوير مهارات الاستماع الفعال والتفاعل مع الآخرين.
- الحفاظ على الاتصالات الإيجابية والمؤثرة.
الجلسة الثانية: إدارة الوقت وتنظيم المهام
محاور الجلسة:
- كيفية تحديد الأولويات وتنظيم المهام والمشاريع.
- تقليل الإجهاد وزيادة الإنتاجية.
- كيفية التعامل مع المهام المستعجلة والأولويات المتغيرة.
- الحفاظ على التركيز والتحكم في الضغوط اليومية.
اليوم التدريبي التاسع:
الجلسة الأولى: تطوير مهارات الإدارة الفعالة
محاور الجلسة:
- كيفية إدارة الفريق وتحسين التواصل الداخلي.
- إدارة الاجتماعات الفعالة والإنتاجية.
- تقييم وتحليل الأداء وتطوير الخطط الاستراتيجية.
- الحفاظ على العلاقات الإيجابية مع العملاء والشركاء.
الجلسة الثانية: مهارات التعامل مع الأزمات والتحديات
محاور الجلسة:
- كيفية التعامل مع الضغوط والأزمات اليومية.
- تطوير مهارات التحليل والتفكير الإبداعي.
- التعامل مع الصعوبات في العمل والتغلب عليها.
- كيفية الاستجابة للتغيرات في البيئة العملية.
اليوم التدريبي العاشر:
الجلسة الأولى: كتابة التقارير الإدارية
محاور الجلسة:
- أهمية التقارير الإدارية وأنواعها المختلفة.
- كيفية كتابة تقارير إدارية فعالة.
- تحليل البيانات وتحويلها إلى تقارير ملائمة.
- الحفاظ على تنسيق وأسلوب موحد للتقارير الإدارية.
الجلسة الثانية: كتابة المراسلات الإدارية
محاور الجلسة:
- مفهوم المراسلات الإدارية وأنواعها المختلفة.
- كيفية كتابة المراسلات الإدارية بشكل فعال.
- استخدام أسلوب الكتابة المناسب للمراسلات الرسمية.
- الحفاظ على تنسيق وأسلوب موحد للمراسلات الإدارية.
اليوم التدريبي الحادي عشر:
الجلسة الأولى: تحليل المشكلات
محاور الجلسة:
- أساسيات تحليل المشكلات وأهميته في العمل.
- كيفية تحديد المشكلات وتحليلها بشكل فعال.
- استخدام أدوات تحليل المشكلات مثل تحليل الأسباب الجذرية وتحليل SWOT.
- تحديد الأولويات وتحديد الحلول المناسبة للمشكلات.
الجلسة الثانية: اتخاذ القرارات
محاور الجلسة:
- أساسيات اتخاذ القرارات وأهميته في العمل.
- كيفية تقييم الخيارات المتاحة واختيار الخيار الأفضل.
- استخدام أدوات اتخاذ القرارات مثل تحليل القرارات المتعددة المعايير وتحليل القرارات المالية.
- تحديد الخيارات واتخاذ القرارات الصائبة والمناسبة.
اليوم التدريبي الثاني عشر:
الجلسة الأولى: تطبيقات جوجل في السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكاتب
محاور الجلسة:
- أهمية تطبيقات جوجل في العمل الإداري والسكرتاريا التنفيذية.
- استخدام تطبيقات جوجل المختلفة مثل جوجل درايف وجوجل كالندر وجوجل دوكس.
- كيفية استخدام تطبيقات جوجل في إدارة المهام والمواعيد وإعداد التقارير والمراسلات.
- تحسين الإنتاجية باستخدام تطبيقات جوجل.
الجلسة الثانية: التطبيقات الذكية في السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكاتب
محاور الجلسة:
- أهمية التطبيقات الذكية في العمل الإداري والسكرتاريا التنفيذية.
- استخدام التطبيقات الذكية المختلفة مثل تطبيقات مذكرات الصوت وتطبيقات مراقبة الوقت وتطبيقات مديري المهام.
- كيفية استخدام التطبيقات الذكية في إدارة المهام والمواعيد وتحسين الإنتاجية وتحسين الاتصال وتنظيم المعلومات.
- تطبيقات يُنصح بها في السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكاتب.
- خاتمة.
