حقيبة تدريبية
إدارة الإجتماعات واللجان
4 أيام، 20 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- أوراق العمل Word
- نموذج تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل
الهدف العام:
- من خلال البرنامج، نسلط الضوء على أهمية أن تكون اجتماعاتنا ناجحة، وخالية من المشكلات، وكيفية علاج ما يمنع من نجاح الاجتماع، حيث نستعرض المشكلات في صورة مواقف تواجه المدير، والبحث عن نصائح الخبراء للحلول بطريقة عملية. وبعض النصائح والتوصيات لقراءة التقارير المرفوعة في نهاية الاجتماع.
الأهداف التفصيلية:
- التعرف على كيفية افتتاح الاجتماع، ومفهوم تخفيف الأحمال عند بداية أي اجتماع؛ ليكون اجتماعًا ناجحًا.
- مناقشة بعض النماذج من المشكلات التي قد تعترض المدير، وكيف يتجنبها، وكيف تكون بداية الاجتماع صحيحة.
- التعرف على أهمية الاجتماع، وتحديد النتيجة المثمرة انعقاده، وحساب تكلفة الاجتماع الوقتية والمادية،
- معرفة إدارة الاجتماع بخطوات صحيحة، وبعض النصائح والتوصيات لعمل جدول الأعمال للاجتماع.
- كيفية إنضاج الآراء حول الموضوع، وإتاحة الفرصة للحاضرين؛ للتعبير عن وجهة نظرهم.. والسيطرة على الاجتماع.
- معرفة أهمية تقييم الاجتماعات، وأساليب تحسين إدارة الاجتماعات.
- القدرة على إدارة الاجتماع خصوصًا عندما تظهر خلافات بين الأعضاء المجتمعين، وتوضيح بعض المهارات الإدارية التي تساعد على نجاح الاجتماع،
- التعرف على بعض النصائح والتوصيات لقراءة التقارير المرفوعة في نهاية الاجتماع
الفئة المستهدفة:
- تستهدف هذه الحقيبة التدريبية جميع االمديرين الذين يرغبون في إدارة الاجتماعات واللجان الإدارية بطريقة صحيحة وناجحة.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة التدريبية الأولى: قبل بدء الاجتماع والبداية الصحيحة
محاور الجلسة:
- تمهيد.
- خفِّف حمولتك قبل بدء الاجتماع.
- حتى تكون بدايتك صحيحة.
أهداف الجلسة:
- تعريف معنى الحمولة الزائدة، وكيف يمكن تخفيفها قبل بدء الاجتماع؟
- توضيح كيفية البداية الصحيحة للاجتماع.
الجلسة التدريبية الثانية: مدى الحاجة للاجتماع والتكلفة
محاور الجلسة:
- تأكّد من أنك بحاجة لعقد اجتماع.
- تقدير تكلفة اجتماعك المادية والوقتية.
أهداف الجلسة:
- توضيح أهمية عقد الاجتماعات، وسلبيات وإيجابيات عقدها.
- تقدير التكلفة المادية والوقتية، التي تجعل المسؤول يتجاوز الكثير من العقبات الإدارية.
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة التدريبية الأولى: خطوات الاجتماع وجدول الأعمال
محاور الجلسة:
- خطوات الاجتماع.
- جدول الأعمال.
أهداف الجلسة:
- شرح خطوات الاجتماع الصحيحة.
- توضيح أهمية جدول الأعمال.
الجلسة التدريبية الثانية: مدى الحاجة للاجتماع والتكلفة
محاور الجلسة:
- اتخاذ القرار.
- السيطرة على الاجتماع.
أهداف الجلسة:
- يدرك المتدرب أنه يجب أن يكون القرار نابعًا عن مناقشة جماعيةـ ومشاركة المختصين، وإلا سوف يكون نتيجة الاجتماع هباءً منثورًا.
- استعراض بعض المشكلات التي قد تواجه المدير، وأسباب هذه المشكلات؛ لتجنبها
اليوم التدريبي الثالث:
الجلسة التدريبية الأولى: تحسين إدارة الاجتماع
محاور الجلسة:
أهداف الجلسة:
- توضيح كيف نتفادى بعض المشكلات داخل الاجتماع.
- إتقان مهارة إدارة الاجتماع في حال وجود مشكلات.
- التعرف على مهارات رئيس المجموعة لإدارة الاجتماع بطريقة صحيحة.
الجلسة التدريبية الثانية: حل النزاعات داخل الاجتماع والآداب الإدارية التي تسوده
محاور الجلسة:
- حل النزاعات داخل الاجتماع.
- الآداب الإدارية التي تسوده
أهداف الجلسة:
- توضيح بعض النصائح لإدارة الاجتماع.
- التعرف على الآداب الخاصة خلال الاجتماع.
اليوم التدريبي الرابع:
الجلسة التدريبية الأولى: تقييم الاجتماع وقراءة التقرير
محاور الجلسة:
- تقييم الاجتماع بعد الاجتماع مباشرة. وإشراك جميع الأفراد في عملية التقييم.
- التعرف على أسس مهمة في كتابة التقارير يجعل تقريرك متاحًا لمن يقرأه باستيعابه والعمل بما فيه.
أهداف الجلسة:
- شرح كيفية تقييم ونجاح الاجتماعات،
- التعرف على الوصايا التي تجعل التقرير النهائي ناجحًا.
الجلسة التدريبية الثانية: ختام الاجتماع
محاور الجلسة:
- تقييم الاجتماع بعد الاجتماع مباشرة. وإشراك جميع الأفراد في عملية التقييم.
- الإجابة عن عبارات الاستقصاء، وقياس المهارات من خلالها.
- كيفية ختام الاجتماع، والوصايا العشر.
أهداف الجلسة:
- التعرف على أهم الواجبات الأساسية في ختام الاجتماع، ويطمئن أنه أدار اجتماعًا ناجحًا.. ثم الإجابة على عبارات الاستقصاء (مهارات إدارية في الاجتماعات).
- شرح أهم عشر وصايا لاجتماع ناجح.
