حقيبة تدريبية

إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية

5 أيام، 25 ساعة تدريبية

تتضمن الحقيبة الملفات التالية:

1. شرائح العرض PowerPoint
2. دليل المدرب Word
3. دليل المتدرب Word
4. أوراق العمل "التمارين والحالات العملية" Word
5. الاختبار القبلي والبعدي Word
6. الدليل التعريفي للحقيبة Word
7. نموذج تقييم دورة تدريبية Word

جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم انفوجرافيك)

الهدف العام:

• تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لإدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية بفعالية.

الأهداف التفصيلية:

• أن يتعرف المتدرب على مفهوم الوثيقة وأهميتها في إدارة المعلومات.
• أن يحدد المتدرب خصائص الوثيقة وسماتها الأساسية.
• أن يفهم المتدرب نظرية الأعمار الثلاثة للوثائق وأثرها على إدارة الوثائق.
• أن يميز المتدرب بين أنواع الوثائق المختلفة واستخداماتها.
• أن يتعرف المتدرب على دور المؤسسات الأرشيفية في حفظ وإدارة الوثائق.
• أن يدرك المتدرب مدى أهمية الاهتمام بالوثائق وأثره على استدامة المعلومات.
• أن يفهم المتدرب الدورة المستندية للوثائق وكيفية تنظيمها وإدارتها.
• أن يتقن المتدرب أساسيات إدارة الوثائق من جمعها إلى حفظها بشكل فعال.
• أن يتعلم المتدرب كيفية حفظ وصيانة الوثائق لضمان استدامتها وجودتها.
• أن يميز المتدرب بين أنواع وأشكال الوثائق في الأجهزة الحكومية.
• أن يتعرف المتدرب على إجراءات إيداع السجلات في مراكز الحفظ ودورها في إدارة الوثائق.
• أن يتعرف المتدرب على أهمية التحول الرقمي في إدارة الوثائق وتأثيره على بيئة العمل.
• أن يستوعب المتدرب الوظائف الكبرى لنظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية (eDMAS) وكيفية تكوينه.
• أن يقارن المتدرب بين تطورات ميدان إدارة الوثائق في العالم والواقع العربي.
• أن يطلع المتدرب على أحدث المعايير الدولية وأفضل التجارب العالمية في إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية.
• أن يتعرف المتدرب على الوضع الراهن في الوطن العربي في مجال إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية.
• أن يستعرض المتدرب نقاط القوة التي يمكن الاستفادة منها في مشاريع إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية في بيئة العمل.
• أن يناقش المتدرب تأثير الخصوصيات اللغوية في الوطن العربي على مشاريع إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية.
• أن يساهم المتدرب في تعزيز الجهود نحو توحيد المعايير العربية في إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية.
• أن يتعلم المتدرب كيفية اقتناء الوثائق وإعدادها لإدراجها بنظام DMAS.
• أن يتقن المتدرب كيفية إدراج وتحديث الهيكل التنظيمي وخطة رقمنة الوثائق داخل النظام.
• أن يكتسب المتدرب المهارات اللازمة لإنشاء الوثائق الرقمية وإدراجها في نظام DMAS.
• أن يتمكن المتدرب من تنظيم الوثائق في ملفات وتسجيلها بشكل فعال داخل النظام.
• أن يتعرف المتدرب على كيفية المعالجة الموضوعية للوثائق وتصنيفها بناءً على خطة التصنيف.
• أن يكتسب المتدرب مهارات إدارة الميتاداتا واستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR).
• أن يتعلم المتدرب استراتيجيات البحث، الاسترجاع، والاسترداد الفعّال للوثائق.
• أن يتقن المتدرب إدارة الوثائق الهجينة وإدراج مخططات مواقع وتجهيزات حفظ الوثائق المادية.
• أن يتعلم المتدرب إجراءات معالجة الدورة العمرية للوثائق وإدراج وتحديث روزنامة الحفظ بنظام DMAS.
• أن يتقن المتدرب إدارة النظام بما في ذلك إجراءات الأمن والسرية، إدارة المستخدمين، وضوابط النفاذ إلى النظام.
• أن يكتسب المتدرب المهارات اللازمة لإنشاء سجل الأحداث والعمليات، وإجراء النسخ الاحتياطي، وتطبيق تقنيات التشفير والتوقيع الرقمي.
• أن يفهم المتدرب كيفية حماية الوثائق الحيوية، وإجراءات الصيانة والحفظ طويل الأمد، وكذلك تكامل نظام DMAS مع بيئة العمل.
• أن يتعرف المتدرب على كيفية إعداد الأدوات المرجعية الأساسية لإدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية، بدءًا من المرحلة التحضيرية إلى تنفيذها.
• أن يطور المتدرب الهيكل التنظيمي للمؤسسة ويعد قائمة بأسماء أنواع الملفات والوثائق المتداولة.
• أن يضع المتدرب خطة لتصنيف الوثائق، ويحدد روزنامة لحفظ الوثائق، ويقوم بإعداد مخطط لمواقع وتجهيزات حفظ الوثائق المادية.
• أن ينشئ المتدرب نموذج الميتاداتا، قواعد النفاذ والصلاحيات، وخطة رقمنة الوثائق، ويحدد خارطة تكامل نظام DMAS مع نظم العمل.
• أن يتعلم المتدرب كيفية اقتناء وتفعيل نظام DMAS، بما في ذلك شروط الجاهزية وتخطيط مراحل المشروع.
• أن يتقن المتدرب إدارة التغيير بشكل فعال لضمان نجاح تبني نظام DMAS في المؤسسة.
• أن يكتسب المتدرب مهارات اللجوء إلى المصادر الخارجية لتخزين الوثائق وإدارتها باستخدام الحوسبة السحابية.
• أن يتعرف المتدرب على حلول الأرشفة الإلكترونية المقدمة من الأطراف الخارجية وكيفية الاستفادة منها.

الفئة المستهدفة:

• أخصائيو الأرشفة وإدارة الوثائق
• موظفو القطاع الحكومي
• مديرو تقنية المعلومات
• المهتمون بالتحول الرقمي
• المديرون والمسؤولون في المؤسسات
• الطلاب والباحثون في مجال إدارة المعلومات

المحاور التدريبية:

اليوم التدريبي الأول:

الجلسة التدريبية الاولى: الأساسيات والمفاهيم

• مقدمة
• مفهوم الوثيقة
• خصائص الوثيقة وسماتها
• نظرية الأعمار الثلاثة للوثائق
• أنواع الوثائق

الجلسة التدريبية الثانية: إدارة الوثائق والأرشفة

• المؤسسات الأرشيفية
• مدى الاهتمام بالوثائق.
• الدورة المستندية للوثائق
• إدارة الوثائق

اليوم التدريبي الثاني:

الجلسة التدريبية الأولى: الوثائق الحكومية: من التصنيف إلى الإيداع في مراكز الحفظ

• حفظ وصيانة الوثائق
• أنواع وأشكال الوثائق في الأجهزة الحكومية
• إيداع السجلات في مراكز الحفظ

الجلسة التدريبية الثانية: التحول الرقمي في إدارة الوثائق

• إدارة الوثائق والتحول الرقمي
• الوحدات المكونة لنظام eDMAS
• تطورات ميدان إدارة الوثائق في بيئة العمل في العالم، والواقع العربي في هذا المجال
• الوظائف الكبرى لنظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية في بيئة العمل
• تحولات ميدان إدارة الوثائق في بيئة العمل في عصر التحول الرقمي
• تطور نظرية الدورة العمرية للوثائق في بيئة العمل
• أحدث المعايير الدولية في مجال إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية.
• أفضل التجارب في العالم في مجال إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية.
• موقع نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية بالمؤسسة .

اليوم التدريبي الثالث:

الجلسة التدريبية الأولى: الأرشفة الإلكترونية في الوطن العربي وتوحيد المعايير

• الوضع الراهن بالوطن العربي في مجال إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية في بيئة العمل
• واقع الوطن العربي في مجال إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية في بيئة العمل
• التعامل مع الوثائق والأرشيف
• نقاط القوة التي يمكن أن يستفيد منها مشروع إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية في بيئة العمل
• الخصوصيات اللغوية بالوطن العربي وتأثيراتها على مشروع إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية في بيئة العمل
• الوطن العربي و ما توصل إليه العالم في مجال إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية
• نحو معيار عربي موحد في مجال إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية في بيئة العمل

الجلسة التدريبية الثانية: العمليات الرقمية في الأرشفة الالكترونية

• اقتناء الوثائق وإعدادها وتضمينها بنظام DMAS
• إدراج الهيكل التنظيمي وتحديثه
• إدراج خطة رقمنة الوثائق بنظام DMAS وتحديثها
• إنشاء الوثائق الرقمية بداخل النظام
• التقاط الوثائق وإدراجها بنظام EDMAS
• تنظيم الوثائق في ملفات وتسجيلها بالنظام
• إدراج المراسلات بالنظام

اليوم التدريبي الرابع:

الجلسة التدريبية الأولى: استراتيجيات إدارة الوثائق وتكنولوجيا المعلومات

• المعالجة الموضوعية للوثائق
• تصنيف الوثائق اعتمادا على خطة التصنيف
• إدارة الميتاداتا
• التعرف الضوئي على الحروف
• البحث والاسترجاع والاسترداد
• استخدام الوثائق.
• إدارة الوثائق الهجينة
• إدراج مخطط مواقع وتجهيزات حفظ الوثائق المادية
• إجراءات إدارة الوثائق الهجينة.

الجلسة التدريبية الثانية: دورة حياة الوثائق والأمن الرقمي

• • إجراءات معالجة الدورة العمرية للوثائق..
  • إدراج روزنامة الحفظ بنظام DMAS وتحديثها ..
  • إدارة النظام وإجراءات الأمن والسرية
  • إدارة المستخدمين وضوابط النفاذ إلى نظام DMAS
  • سجل الأحداث / العمليات
  • النسخ الاحتياطي
  • سرية المعلومات وتقنيات التشفير
  • التوقيع الرقمي وآليات التصديق الإلكتروني..
  • حماية الوثائق الحيوية
  • إجراءات الصيانة والحفظ طويل الأمد
  • قيادة نظام DMAS / الإبلاغ
  • التكامل بين نظام EDMAS وبيئة العمل
  • توثيق نظم العمل المحوسبة
  • إدارة سير العمل

اليوم التدريبي الخامس:

الجلسة التدريبية الأولى: إعداد الأدوات المرجعية وتخطيط إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية

• إعداد الأدوات المرجعية لإدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية
• المرحلة التحضيرية لإعداد الأدوات المرجعية.
• الهيكل التنظيمي للمؤسسة
• القائمة الاسمية لأنواع الملفات والوثائق المتداولة.
• خطة تصنيف الوثائق
• روزنامة حفظ الوثائق.
• مخطط مواقع وتجهيزات حفظ الوثائق المادية
• نموذج الميتاداتا
• قواعد النفاذ والصلاحيات
• خارطة تكامل نظام DMAS بنظم العمل.
• خطة رقمنة الوثائق

الجلسة التدريبية الثانية: استراتيجية تنفيذ نظام DMAS

• مشروع اقتناء نظام DMAS وتفعيله
• شروط الجاهزية لتبني نظام DMAS
• مراحل المشروع.
• إدارة التغيير.
• اللجوء إلى المصادر الخارجية لتخزين الوثائق وادارتها
• الحوسبة السحابية.
• حلول الأرشفة الإلكترونية لدى الطرف الخارجي