حقيبة تدريبية
السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكاتب
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- التمارين والحالات العملية داخل دليل المدرب Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- نموذج تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم انفوجرافيك)
الهدف العام:
- تطوير مهارات المشاركين في مجال السكرتارية التنفيذية، من خلال تزويدهم بالمعرفة والمهارات اللازمة لإدارة الأعمال المكتبية بكفاءة، تنظيم الاجتماعات، تنسيق التواصل الداخلي والخارجي، ودعم الإدارة العليا في تحقيق أهداف المؤسسة بفعالية واحترافية.
الأهداف التفصيلية:
- دراسة مفهوم السكرتارية.
- التعرف على أهمية السكرتارية.
- الاطلاع على أنواع السكرتارية.
- دراسة الخصائص والمهارات الواجب توافرها في السكرتير.
- التعرف على وظائف الإدارة وعلاقتها بالسكرتارية.
- التعرف على الاتصال الاداري وعلاقته بالسكرتارية.
- الاطلاع على المهارات الكتابية (المراسلات والتقارير الادارية).
- اكتساب مهارة إدارة الاجتماعات.
- التمكن من إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة.
- القدرة على تنظيم سفريات المدير.
- الاطلاع على كيفية تنظيم مقابلات زوار المدير.
- التعرف على ارشفة وحفظ الملفات.
- الاطلاع على التقنية وإدارة المكاتب.
- معرفة البرامج الالكترونية الهامة واللازمة لكل سكرتير.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة التدريبية الأولى: السكرتارية
- مفهوم السكرتارية.
- أهمية السكرتارية.
- أنواع السكرتارية.
- الخصائص والمهارات الواجب توافرها في السكرتير.
- وظائف الإدارة وعلاقتها بالسكرتارية.
الجلسة التدريبية الثانية: الاتصال الاداري وعلاقته بالسكرتارية
- مفهوم الاتصال.
- أهداف الاتصال.
- عناصر الاتصال.
- معوقات الاتصال.
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة التدريبية الأولى: المهارات الكتابية (المراسلات والتقارير الادارية)
- تخطيط الاعمال المكتبية.
- المراسلات الكتابية.
- التقارير الإدارية.
الجلسة التدريبية الثانية: ادارة الاجتماعات
- مفهوم الاجتماع.
- أنواع الاجتماعات.
- مقومات نجاح الاجتماعات.
- القدرات والمهارات اللازمة التي يحتاجها مدير المكتب.
- دور المساعد الاداري في تنظيم الاجتماعات.
اليوم التدريبي الثالث:
الجلسة التدريبية الأولى: إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة
- مفهوم الاتصالات الهاتفية.
- قواعد استخدام أجهزة الاتصال الهاتفي.
- الاتصالات الهاتفية الواردة.
- الاتصالات الهاتفية الصادرة.
الجلسة التدريبية الثانية: تنظيم سفريات المدير
- أهمية سفريات المدير.
- كيفية الإعداد لسفر المدير.
- تحديد مهام وواجبات السكرتير لتنظيم سفريات المدير.
اليوم التدريبي الرابع:
الجلسة التدريبية الأولى: تنظيم مقابلات زوار المدير
- مفهوم تنظيم مقابلات المدير.
- العوامل التي يجب مراعاتها عند تنظيم المقابلات والزيارات.
- مفهوم استقبال الزائرين.
- أنواع الزائرين وكيفية التعامل معهم.
الجلسة التدريبية الثانية: ارشفة وحفظ الملفات
- تعريف الحفظ.
- اجراءات حفظ الملفات.
- قواعد عامة للحفظ.
- أرشفة إلكترونية.
- البريد الالكتروني.
- القواعد الواجب مراعاتها في تنظيم اعمال البريد.
اليوم التدريبي الخامس:
الجلسة التدريبية الأولى: التقنية وإدارة المكاتب: ثورة رقمية في عالم العمل
- التقنية وإدارة المكاتب.
- كيف غيرت التقنية إدارة المكاتب؟
- أهمية التقنية في إدارة المكاتب.
- التحديات التي تواجهها الشركات في تبني التقنية.
الجلسة التدريبية الثانية: البرامج الالكترونية الهامة واللازمة لكل سكرتير
- برنامج Outlook
- برنامج Skype
