حقيبة تدريبية

إدارة التخطيط للفعاليّات

يوم واحد، 5 ساعات تدريبية

تتضمن الحقيبة الملفات التالية:

1. شرائح العرض PowerPoint
2. مذكرة المتدرب Word
3. أوراق العمل "التمارين والحالات العملية" Word
4. الاختبار القبلي والبعدي Word
5. الدليل التعريفي للحقيبة Word
6. نموذج تقييم دورة تدريبية Word
7. استمارة تقييم دورة تدريبية Word

جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل (تصميم إنفوجرافيك)

وصف البرنامج:

• تزود هذه الدورة المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة للتخطيط الفعّال للفعاليات بأنواعها المختلفة. يتم تناول جميع جوانب التخطيط والتنظيم، بدءاً من تحديد أهداف الفعالية، وصولاً إلى إدارة الفرق والمخاطر، والتعامل مع المفاجآت المالي.

أهمية البرنامج:

• تُعدّ الفعاليات وسيلة حيوية للتواصل والتفاعل بين الأفراد والمؤسسات، سواءً كانت تهدف إلى الترويج لمنتجات، أو بناء علاقات تجارية، أو تعزيز الثقافة والمعرفة. يُساعد هذا البرنامج المشاركين على تحسين كفاءتهم في إدارة الفعاليات، مما يسهم في تعزيز صورة المؤسسات وتحقيق أهدافها بكفاءة وفعالية. كما أن التخطيط الجيد للفعاليات يقلل من المخاطر ويزيد من فرص النجاح.

الهدف العام:

• الهدف الرئيسي لهذا البرنامج هو تأهيل المشاركين بالمهارات والأدوات اللازمة لتنظيم وإدارة الفعاليات بفعالية واحترافية، مع ضمان تحقيق الأهداف المحددة لكل فعالية.

الأهداف التفصيلية:

بنهاية هذا البرنامج التدريبي، سيكون المشاركون قادرين على:

• التعرف على أنواع الفعاليات المختلفة، مثل المؤتمرات، المعارض، الندوات، والحفلات.
• صياغة أهداف قابلة للقياس، وتحديد الغرض من الفعالية بوضوح.
• تعلّم كيفية إعداد الميزانية، وتحديد الموارد اللازمة، والتعامل مع المفاجآت المالية.
• فهم أهمية توزيع المهام وتحديد الأدوار بشكل فعّال لضمان تعاون الفريق وتحقيق النتائج المطلوبة.
• استباق المشكلات المحتملة ووضع خطط بديلة للتعامل معها عند حدوثها.
• استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية لقياس نجاح الفعالية، ووضع خطط للتحسين المستقبلي.

الفئة المستهدفة:

• هذا البرنامج موجّه إلى:
•  مديري الفعاليات والمناسبات.
•  العاملين في أقسام العلاقات العامة والتسويق.
•  منظمي المؤتمرات والمعارض.
•  مديري المشاريع الذين يتعاملون مع تنظيم الفعاليات.
•  رواد الأعمال الراغبين في تنظيم فعاليات ترويجية لمنتجاتهم أو خدماتهم.
•  أي شخص يرغب في اكتساب مهارات تخطيط وإدارة الفعاليات

المحاور التدريبية:

الجلسة الأولى: التخطيط الاستراتيجي للفعاليات

محاور الجلسة:

• تمهيد.
• المقدّمة.
• نشاط تعارف المشاركين.
• مشاهدة فيديو تدريبي.
• مفهوم الفعاليات وأشكالها.
• تحديد الجمهور المستهدف.
• تمرين.
• كيفية وضع أهداف الفعالية.
• تحديد الميزانية والموارد والتعامل مع المفاجآت المالية.
• نشاط تدريبي.

الجلسة الثانية: إدارة التنفيذ والمتابعة للفعاليات

محاور الجلسة:

• مشاهدة فيديو تدريبي.
• إعداد الجدول الزمني للفعالية.
• إدارة الفرق وتوزيع الأدوار.
• تمرين.
• إدارة المخاطر وحل المشكلات.
• التقييم والمتابعة بعد الفعالية.
• تمرين.
• الخاتمة.