حقيبة تدريبية

تقليص الأعمال الورقية والروتين وأساليب تخفيض التكاليف

3 أيام، 15 ساعة تدريبية

فكرة البرنامج:

• "لو أبقى كل موظف مكتبه نظيفا طوال الوقت .. لتقدم أداء المنظمة تلقائيا، وتحسن أداء العاملين فيها، وانخفضت تكاليف التشغيل، وزادت الإنتاجية بالضرورة".

أهداف البرنامج:

• تغيير ثقافة التعامل مع الأعمال الورقية والمعلومات وزيادة الإنتاجية وتخفيض التكاليف من خلال تنمية مهارات التخلص من الأعمال الروتينية والأوراق الزائدة والعمل على مكاتب نظيفة ومريحة لدى كل القياديين والمديرين.
• تطوير نظم حفظ ملفات دقيقة وتقليص عدد النماذج في المنظمة.
• تغيير السلوك تجاه الأوراق وزيادة الإنتاجية من خلال سرعة اتخاذ القرار وإدارة الوقت المرتكزة على التفويض وتقليص إنتاج الوثائق والاختصار والاتصال بطريقة أفضل.
• خلق جو من الثقة الشاملة والعمل في بيئة مفتوحة وتطوير سلوكيات وأسس التعامل مع المعلومات الثابتة والمتغيرة.

المحاور التدريبية:

• غابة الورق ومتاهاتها.
• مكتب بلا أوراق.
• السلوك الفوضوي وتراكم الأوراق الزائدة على المكتب.
• تكاليف الأعمال الورقية الزائدة ( كم تصرف على أعمال لا طائل من ورائها؟).
• مشكلات الأعمال الورقية (السلوكية / الفنية).
• التخلص من العمل الورقي الزائد.
• إدارة البريد الإلكتروني ومعلومات الإنترنت.
• الأسلوب الإداري وتأثيره  (ما مدى تأثير نمطك الإداري على حجم العمل الورقي؟)
• نظام الألفات الأربعة (أ. أ. أ. أ):  4 اختيارات.
• تحديد الأولويات وتعريف حاجتك لكل ورقة.
• إدارة الورق:  إدارة الناس والذات.
• تنظيف الأرشيف ونظام استرجاع الأوراق.
• نظف مكتبك: خطة للعمل.
• الخروج من الصندوق: صندوق الروتين والأزمات الاختيارية.
• كيف يمكن للمنظمة الكبيرة أن توفر الملايين من خلال تقليص الأعمال الورقية والتخلص من الروتين والإجراءات الزائدة؟.
• طريق النجاة من شلال المعلومات المتدفق.
• قانون باريتو  (الكثرة الضعيفة والقلة الفاعلة).
• كيف ننظم يوما (كل عام) لتنظيف المكاتب
• لعبة الورق (تمرين يلعبه المديرون والموظفون على الدوام لتبقي المكاتب نظيفة).
• تمارين عملية وحالات تطبيقية وأفلام فيديو.

الفئة المستهدفة:

• القياديين والمديرين التنفيذيين ورؤساء القطاعات والمشرفين ورؤساء الأقسام.
• للإدارات والفروع المتطلعة للمنافسة والهادفة إلى تسريع دورة العمل والتخلص من الروتين.
• كل من يعاني من عبء الأعمال الورقية وكثرة التفاصيل وتداخل الأعمال، ويتطلعون إلى التخلص منها والعمل بكفاءة عالية وتنسيق أكبر من خلال تقليص الضغط الورقي.