حقيبة تدريبية
المهارات المتكاملة في تقديم الخدمات الإدارية المساندة
5 أيام 25 ساعة
المقدمة:
تحرص إدارة الموارد والخدمات المساندة على القيام بالأعمال الإدارية والمالية والإشراف عليها، والعمل على تطوير العمل الإداري بوجه عام، والقيام بعمليات التنسيق والمتابعة لتنفيذ القرارات الإدارية الصادرة، والإشراف على حسن سير العمل والأداء في كل ما يفوضه المدير في الإشراف عليه، ودراسة التقارير المتعلقة بسير العمل المحالة إليه وإبداء الرأي فيها ورفعها إلى المدير لاتخاذ ما يلزم بشأنها، واقتراح الوسائل اللازمة لتحسين الأداء بمختلف الأقسام والفروع.
الأهداف التدريبية:
- صقل مهارات المشاركين في تنظيم خطط الإدارة والتوجيه.
- التطبيق بأحدث الأساليب العلمية والعملية في كافة عمل الإدارة والإدارة المساندة في معظم الوحدات في العمل.
- العمل على حل المشاكل والاحتياجات والمقترحات بوسائل الكرتونية حديثة.
- كيفية إعداد الموازنة التقديرية الإجمالية مع شرح مفصل للوحدات التقديرية لكل قسم.
- كيفية تقييم أداء الأنشطة التشغيلية والإدارية المختلفة.
- العمل على تطبيقات نظام الاتصالات الإدارية للانتقال إلى العمل الكترونيا والتخلص من جميع الأعمال الورقية.
- كيفية وضع الخطة السنوية لتأمين متطلبات المنظمة من الخدمات الإدارية والأعمال المساندة لتلبية احتياجاتها.
- متابعة الموردين لأعمال المساندة الإدارية والتأكد من مطابقة مستوى الأداء اليومي لما تم التعاقد عليه.
- متابعة أي أعمال تعاقدية تنفذ داخل المنظمة والتنسيق مع إدارة الشئون المالية والجهة المختصة لذلك.
- توجيه وتنمية قدرات العاملين على مختلف مهام ومسئوليات فرق العمل والوحدات بما يساعد على الإحلال فيما بينهم، ورفع مستوى الأداء والإنجاز.
- تقديم تقارير منتظمة ومتقدمة عن وحدات العمل التي يشرف عليها توضح الأعمال التي تم تنفيذها والمشكلات التي تمت مواجهتها واحتياجات ومقترحات تطوير العمل.
المحاور التدريبية:
- الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق.
- أهمية الاتصالات المكتبية حفظ الوثائق.
- خصائص موظفي الحفظ.
- التعامل مع الاتصالات المكتبية.
- نشأة ودورة الوثائق.
- نظم الإشراف على المحفوظات.
- التصنيف والترميز والفهرسة.
- استخدام الحاسب في الأرشفة.
- حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق.
- فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات.
- التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع.
- إعداد التقارير والمراسلات.
- مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها.
- أهمية التقارير للإدارة.
- القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة.
- خصائص وأجزاء التقرير الجيد.
- أسلوب كتابة المراسلات والتقارير.
- الأشكال التوضيحية في التقارير.
- الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير.
- الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير.
- مهارات السكرتارية الحديثة.
- دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري.
- مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية.
- إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات.
- تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات.
- التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية.
- تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف.
- السكرتارية الإلكترونية.
- استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة.
- السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب.
- العملية الإدارية المكتبية.
- مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي.
- مهارات الاتصال.
- إدارة الوقت وتحديد الأوليات.
- تنظيم الاجتماعات وتنظيم السفريات.
- التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين.
- البيئة المادية في المكتب الحديث.
- المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية.
- التجهيزات والتقنيات المكتبية.
- أدلة العمل والإجراءات المكتبية.
- السكرتارية الإلكترونية.
- الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.
- أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.
- إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.
- عرض المعلومات بالحاسب الآلي.
- تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.
- تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.
