المقدمة :
إدارة المشتريات هي الإدارة المسئولة عن وظيفة توفير المواد والمهمات للاستخدام في المنشأة سواء في الإنتاج أو التشغيل. وهذا الاصطلاح لا يعتبر شاملاً حيث أن مسئولية الشراء، تتعدى الحدود الخاصة بتنفيذ عملية الشراء، فهي تضمن التخطيط ورسم السياسة واتخاذ القرارات والبحث والدراسة لاختيار المواد ومصادر الشراء، ومتابعة أمر الشراء لضمان التسليم في المواعيد المناسبة، ثم يلي ذلك مرحلة إبرام عقد التوريد وهي مرحلة هامة ودقيقة فى حياة العقد حيث يتوقف على تلك العملية الحياة المستقبلية له، ويتميز عقد التوريد عن غيره من العقود بالعديد من الخصائص والمميزات يتناولها البرنامج بالتوضيح، ثم تبدأ بعدها مرحلة تنفيذ العقد وإدارته وتكون مرحلة الشراء في أغلب الأحيان إما مباشرة بالتعاقد المباشر، وإما بطريق المناقصة، حرصاً على اختيار المتعاقد الأفضل.
أهداف الدورة التدريبية:
- الدراسة المتعمقة لعملية التفاوض على العقود والوثائق المتعلقة بتلك المرحلة.
- دراسة عقود التوريد وكيفية إدارة عمليات العقود وكيفية إبرامها.
- مهارات الشراء الحديثة وتعريفه بأهمية وظيفة الشراء للمنظمة.
- الإلمام بالأسس القانونية لاختيار مصادر الشراء والتوريد ومهاراته بالإضافة لكيفية الحصول على معلومات عن الموردين المحتملين.
- مهارات تحديد الكمية الاقتصادية للشراء والسعر الملائم للشراء.
- مهارات وأساليب إدارة المناقصات وتنفيذها عن طريق إتباع خطوات محددة وبشكل متميز يمكن الإدارات من اختيارالمتعاقد الأنسب في عقود التوريد.
- إكساب المشاركين مهارات إعداد المناقصات والعطاءات والمواصفات.
- الخطوات التفصيلية لنظم طرح المناقصات وإجراءاتها المفصلة.
- الإلمام بقواعد تقييم العطاءات وتحليل العروض المقدمة لترسيه المناقصة.
- اكتساب أفضل الممارسات العملية في إدارة المشتريات والعقود.
محتويات الدورة التدريبية :
الوحدة الأولى : الإدارة المتقدمة للمشتريات
- المفهوم العالمي الجديد وتأثيره على نشاط الشراء.
- أهمية وظيفة الشراء وأبعادها الاقتصادية وتقسيماتها الإدارية.
- العلاقة بين إدارة المشتريات والإدارات الأخرى.
- طرق الشراء المختلفة.
- الجودة المناسبة والمعايير الدولية ودور إدارة المشتريات في تحديد مستوياتها.
- الكمية الاقتصادية للطلب وكيفية حسابها.
- متى نتخذ قرار الشراء؟ وكيف نختار مصادر التوريد؟ وكيف نتفاوض معهم ونفاضل بينهم؟.
- طرق الشراء ومدى توافقها مع توجهات نظم الجودة والمعايير الدولية.
- أساليب تقييم أداء إدارة المشتريات.
- وظائف الشراء في ظل التوريد عند الإنتاج.
- سياسات الشراء المركزية واللامركزية.
الوحدة الثانية : أسس ممارسة أعمال الشراء ( سياسات الشراء) وفقا للمعايير الدولية
- كيفية ربط إعمال الشراء والعقود والتوريد وتنفيذ الأعمال بالمخططات الإستراتيجية والتكتيكية والتشغيلية للمنظمة .
- كيفية الوصول إلى الحدود المعيارية الدولية للمخزون من خلال تطبيقات ذات كفاءة وفاعلية لسياسات الشراء الدولي والمحلى .
- ممارسة عمليات الشراء طبقا لأسس الرصيد المخزونى ومعدلات الاستهلاك .
- المحظورات القانونية المنهي عنه ، عند ممارسة عمليات الشراء وتدبير الاحتياجات .
- معايير واليات وأسس اختيار المتعاقد والترخيص بطريقة الشراء والجزاءات القانونية على مخالفة ذلك .
- أهم المصطلحات الشائعة ومضمونها وحالات استخدامها في عمليات الشراء وإبرام العقود .
الوحدة الثالثة : كفاءة إدارة قسم المشتريات المتعلقة بالتعاقد الدولي والمحلى وعلاقته بإدارة التخطيط والأقسام الأخرى المعنية بعمليات الشراء
- مهام قسم المخازن والمستودعات ودوره في عمليات الشراء .
- كيفية ممارسة الأقسام المستخدمة " الفنية " بالمنظمة لمهامها والقيام بأعمال التنسيق مع قسم المشتريات.
- مهام مسئول إدارة العقود وأداء إعماله بكفاءة وتميز.
- مهام إدارة الحسابات وعلاقتها بالأقسام المختلفة.
- مهام قسم الشئون القانونية ودوره في تحديد مدى قانونية طرق ووسيلة الشراء والتحقق من صحة وإبرام العقود في المجالين الدولي والمحلى .
الوحدة الرابعة : المبادئ العامة لإدارة العقود
- التعرف على قواعد العقود في دول نظام إل Civil Law.
- التعرف على قواعد العقود في دول نظام إل Common Law.
- إحكام العقود وأنواعها.
- المشكلات العملية في إبرام العقود التي قد تعرض العقود للإبطال.
- الاتجاه الحديث في العقود والجمع بين النظامين “SCF”.
الوحدة الخامسة : آليات الرقابة على المناقصات والمشتريات
- كفاءة بناء الضوابط الداخلية للمشتريات والمنافسات .
- أساليب الرقابة على طرح العطاءات والمنافسات.
- أساليب الرقابة على دراسة العروض الفنية والمالية وتقييمها.
- التمييز بين أنواع الأخطاء أو الغش المحتملة في العطاءات وكيفية الحد منها.
- الكفاءة في تقييم أداء الموردين والرقابة على أدائهم.
- بناء الضوابط الداخلية على المشتريات والمنافسات.
- التدقيق الداخلي على المشتريات والعطاءات.
- الأخطاء والغش في المشتريات والمنافسات وأساليب كشفها والحد منها .
الوحدة السادسة : الإعداد القانوني للتفاوض الشرائي
- العقود التحضيرية للمفاوضات وخطابات النوايا Letter of Intent.
- البروتوكولات والعقود التي تولد التزاما بالتفاوض Protocols and Gentlemen Agreements.
- العقود المبدئية التي تتعلق بالعقد المراد إبرامه Initial Contracts.
- دراسة تطبيقية عملية لشرط التفاوض في العقود Hardship Condition.
الوحدة السابعة : الجدارة في التفـاوض الفعال
- التفاوض، مراحله، و أنماطه والعقبات التي تعترضه.
- تقييـم الثغـرات في أداء عملـية التفـاوض .
- مصفوفة المهـارات / مراحل التفـاوض.
- أهم المعلومات اللازمة لتحديد المفاوضين و أنماط المفاوضين.
- أثر اختلاف البيئـة على أنمـاط المفـاوضـيـن.
الوحدة الثامنة : إستراتيجيات وتقنيات التفاوض في الشراء
- كفاءة التفاوض و العلاقات التفاوضية في المشتريات .
- إستراتيجيات منهج المصالح المشتركة في المشتريات .
- إستراتيجية التكامل و تطوير التعامل في المشتريات.
- إستراتيجـية تعـميـق التعـاون في المشتريات .
- إستراتيجيـات منهـج الصـراع في المشتريات.
الوحدة التاسعة : إدارة عقود المناقصات في مرحلة الترسية
- لجان فحص العطاءات وتحليل وتقييم العروض: تشكيلها وإجراءات عملها .
- تقييم العطاءات واستبعادها.
- اعتماد قرار الترسية ونظام إل Award of Contract.
- الجزاءات التي يجوز للإدارة اتخاذها في مواجهة المتعاقد المخل.
- قواعد تنازل المتعاقد عن العقد.
- تدريب عملي على مشكلات إدارة عقود المناقصات (التعامل معJoint Venture .
الوحدة العاشرة : إدارة مناقصات الشراء
- المبادئ الحاكمة للمناقصات.
- الإعداد للمناقصات، وضوابط كراسات الشروط والمواصفات.
- التأمين أو الضمان الابتدائي والنهائي وقواعده.
- لجان فحص العطاءات وتحليل وتقييم العروض وتقييم العطاءات واستبعادها.
- اعتماد قرار الترسية ونظام إل Award of Contract.
