حقيبة تدريبية
تبسيط الإجراءات وتطوير أساليب العمل
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض Power Point
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- استمارة تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل
الهدف العام:
- تنمية المهارات والمعارف الأساسية للمتدرب بآليات تبسيط إجراءات وأساليب العمل، وذلك بأسلوب سهل وبسيط.
الأهداف التفصيلية:
- ترجمة السياسات إلى إجراءات وعرض مفهومها.
- عرض من يضع الإجراءات ومبادئها وفوائدها.
- شرح الإجراءات الفعالة وكيفية إجراء الرقابة عليها.
- إظهار محددات الإجراءات والعوامل المؤثرة بها وأهم المشكلات التي تتسبب بها الإجراءات.
- التطرق لحالات عملية مرتبطة بالإجراءات.
- اظهار الحاجة إلى تبسيط الإجراءات ومفهومها.
- عرض مصالح جميع الأطراف من تبسيط الإجراءات (زبائن، إدارة، موظفين).
- تسليط الضوء على الخطوات الرئيسية لتبسيط الإجراءات.
- استخدام قاعدة شيوهارت وطرائق اختيار الإجراءات المثلى.
- الاطلاع على آلية استخدام خرائط التدفق والرسم البياني لباريتو واستنباط الأفكار في الكشف عن تعقيدات الإجراءات.
- الاطلاع على آلية استخدام خرائط سير الإجراءات وتوزيع العمل وتحليله في تبسيط الإجراءات.
- عرض أساليب وخطوات قياس العمل
- التوسع في أسلوب دراسة الوقت الذي يعمل على توفير المعلومات اللازمة لتنظيم ومراقبة العمل كخطوة من خطوات قياسه.
- استخدام طريقة المواد "MOD" لتقدير زمن النشاط لحركة ما.
- استخدام التقدير التحليلي في الأعمال غير المتكررة والطويلة نسبياً.
- استخدام الأوقات السابقة لأعمال مشابهة في تقدير أزمنة الأعمال.
- استخدام الخصائص الإحصائية للبيانات والمشاهدات في قياس العمل.
- استخدام لوحات خاصة لتسجيل الحقائق والمعلومات التفصيلية.
- تقديم نصائح في تبسيط الإجراءات.
- تقييم المنافع التي تقدمها عملية تبسيط الإجراءات.
- عرض حالات دراسية عملية.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة الأولى: الإجراءات 1
- مفهوم الإجراءات
- فوائد الإجراءات
- من يتولى وضع الإجراءات؟
- الخصائص المرغوبة في الإجراءات
- مبادئ الإجراءات
- تحديد الإجراءات
أهداف الجلسة:
- ترجمة السياسات إلى إجراءات وعرض مفهومها.
- عرض من يضع الإجراءات ومبادئها وفوائدها.
الجلسة الثانية: الإجراءات 2
- المتطلبات الرئيسية للإجراءات الفعالة
- الرقابة على الإجراءات
- محددات الإجراءات
- مشكلات الإجراءات
- حالات عملية
أهداف الجلسة:
- شرح الإجراءات الفعالة وكيفية إجراء الرقابة عليها.
- إظهار محددات الإجراءات والعوامل المؤثرة بها وأهم المشكلات التي تتسبب بها الإجراءات.
- التطرق لحالات عملية مرتبطة بالإجراءات.
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة الأولى: مفهوم تبسيط الإجراءات
- تبسيط الإجراءات
- متى نحتاج إلى التبسيط؟
- أهمية تبسيط الإجراءات
- أهداف تبسيط الإجراءات
أهداف الجلسة:
- اظهار الحاجة إلى تبسيط الإجراءات ومفهومها.
- عرض مصالح جميع الأطراف من تبسيط الإجراءات (زبائن، إدارة، موظفين).
الجلسة الثانية: قواعد تبسيط الإجراءات
- خطوات تبسيط الإجراءات
- قاعدة شيوهارت لتبسيط الإجراءات
- طريقة اختيار الإجراءات المثلى
أهداف الجلسة:
- تسليط الضوء على الخطوات الرئيسية لتبسيط الإجراءات.
- استخدام قاعدة شيوهارت وطرائق اختيار الإجراءات المثلى.
اليوم التدريبي الثالث:
الجلسة الأولى: كشف تعقد الإجراءات
- الوسائل المساعدة في الكشف عن تعقد الإجراءات.
- خرائط التدفق.
- الإحصائيات والرسومات البيانية.
- استنباط الأفكار.
أهداف الجلسة:
- الاطلاع على آلية استخدام خرائط التدفق والرسم البياني لباريتو واستنباط الأفكار في الكشف عن تعقيدات الإجراءات.
الجلسة الثانية: أدوات تبسيط الإجراءات
- الأدوات المستخدمة في تبسيط الإجراءات.
- خرائط سير الإجراءات.
- خرائط توزيع العمل.
أهداف الجلسة:
- الاطلاع على آلية استخدام خرائط سير الإجراءات وتوزيع العمل وتحليله في تبسيط الإجراءات.
اليوم التدريبي الرابع:
الجلسة الأولى: قياس العمل وخطواته
- قياس العمل.
- خطوات قياس العمل.
- دراسة الوقت.
أهداف الجلسة:
- عرض أساليب وخطوات قياس العمل
- التوسع في أسلوب دراسة الوقت الذي يعمل على توفير المعلومات اللازمة لتنظيم ومراقبة العمل كخطوة من خطوات قياسه.
الجلسة الأولى: قياس العمل وخطواته
- قياس العمل.
- خطوات قياس العمل.
- دراسة الوقت.
أهداف الجلسة:
- عرض أساليب وخطوات قياس العمل
- التوسع في أسلوب دراسة الوقت الذي يعمل على توفير المعلومات اللازمة لتنظيم ومراقبة العمل كخطوة من خطوات قياسه.
الجلسة الثانية: تتمة أساليب قياس العمل
- تقييم الحركات زمنياً.
- التقدير التحليلي.
- الأزمنة القياسية للأعمال المشابهة.
- استخدام الإحصاء في قياس العمل.
أهداف الجلسة:
- استخدام طريقة المواد "MOD" لتقدير زمن النشاط لحركة ما.
- استخدام التقدير التحليلي في الأعمال غير المتكررة والطويلة نسبياً.
اليوم التدريبي الخامس:
الجلسة الأولى: مخططات وإرشادات تبسيط الإجراءات
- المخططات المستخدمة في تبسيط الإجراءات.
- إرشادات ومبادئ أساسية في تبسيط الإجراءات.
أهداف الجلسة:
- استخدام لوحات خاصة لتسجيل الحقائق والمعلومات التفصيلية.
- تقديم نصائح في تبسيط الإجراءات.
الجلسة الثانية: الحالات العملية
- هل حقق البرنامج نفعاً بالنسبة لك؟
- حالات عملية.
أهداف الجلسة:
- تقييم المنافع التي تقدمها عملية تبسيط الإجراءات.
- عرض حالات دراسية عملية.
الفئة المستهدفة:
- جميع الموظفين والمديرين الذين توكل إليهم مهام التنظيم والتخطيط، بالإضافة لباقي المستويات الإدارية المهتمة بتبسيط الإجراءات.
- للذين من الممكن مشاركتهم في لجان أو توكل إليهم مهام تطوير وتبسيط إجراءات العمل.
