حقيبة تدريبية
حفظ وإدارة الوثائق إلكترونيا
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
مقدمة:
أصبح مفهوم النظم المعلوماتية الحديثة ومنهجية تطبيق تكنولوجيا المعلومات الحديثة في الأعمال المكتبية اليومية أمراً حتمياً وضرورياً في جميع المنظمات الحديثة، ولذا وجب التعرّف على أساسيات الحفظ والأرشفة من خلال منظور نظم المعلومات الحديثة في التنظيم الفني للمحفوظات وفي الحفظ والتصنيف والفرز والترحيل للأوراق والملفات والبيانات، ومعرفة المهارات اللازمة لتطبيق الأساليب الحديثة في إدارة المحـفوظات والتطبيقات الإلكترونية في الحفظ والتأمين والاسترجاع وتطوير الوسائط والاستراتيجيات وأساليب التأمين والحماية المتبعة، هذه الحقيبة صممت لتوفير كل هذه المتطلبات وتدريب المهتمين عليها.
الهدف العام:
تنمية مهارات المشاركين في مجالات توثيق وفهرسة وحفظ وتأمين واسترجاع الوثائق الكترونيا وكيفية التعامل مع تطبيقات الحاسب الآلي واستخداماتها والوسائل اللغوية المساعدة على الاسترجاع وحماية الأرشيف الالكتروني.
الأهداف التفصيلية:
في نهاية الورشة يتوقع أن يكون المتدرب قادراً على:
- الإلمام بمنهجـية ومكونات نظم المعلومات.
- التوثيق والأجندة الإلكترونية لحفظ المعلومات.
- التعرف على أجهزة نقل المعلومات ونظم الاتصالات الإلكترونية.
- التعرف على البريد الإلكتروني وشبكة الإنترنت وأهميتها في الأرشفة الإلكترونية ونقل المعلومات.
- التعرّف على التنظيم الإداري للمحفوظات الإلكترونية.
- التعرّف على طرق تصميم سجلات الأرشيف ومستنداتها إلكترونيا.
- شرح النظم الحديثة في الحفظ والتداول.
- استخدام التنظيم الداخلي للأرشيف ووسائل وأساليب تطويره.
- استخدام التقنيات الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات.
الفئة المستهدفة:
مدراء المكاتب وجميع العاملين في السـكـرتارية وأقسام الأرشيف والشؤون الإدارية والمالية والفنية وإدارة العلاقات العامة والسجل العام وجميع المهتمين في الأرشفة والفهرسة الإلكترونية.
المحاور التدريبية:
المحور الأول: أهمية البيانات ونظم المعلومات
- النظرية العامة للنظم.
- فلسفة النظم في الأعمال المكتبية.
- نماذج الأنظمة الحديثة.
- مفهوم وخصائص نظم المعلومات.
- وظائف نظم المعلومات.
- معالجة البيانات الكترونيا وأرشفتها.
- أنواع البرمجيات المستخدمة.
- بروتوكولات الاتصالات المعلوماتية.
المحور الثاني: التخطيط لبناء الأنظمة المعلوماتية المتكاملة
- مراحل التخطيط لبناء الأنظمة المعلوماتية المتكاملة.
- مراحل تصميم نظم المعلومات.
- متطلبات نظم المعلومات المكتبية الحديثة.
- منهجية تطوير نظم المعلومات المكتبية.
- منظومة نظم تكنولوجيا المعلومات.
- العناصر الرئيسية لتكنولوجيا المعلومات.
- دورة حياة نظم المعلومات.
- دور نظم إدارة المعلومات في تحسين مخرجات الإدارة الحديثة.
- معايير قياس جودة نظم المعلومات.
المحور الثالث: الأرشفة والفهرسة الإلكترونية
- إجراءات التعامل مع المراسلات الواردة.
- والصادرة "الأرشفة الإلكترونية ".
- متابعة البريد الوارد وأمن وسرية المعلومات.
- أساليب التصنيف والترقيم عند حفظ المعلومات.
- أساليب الفهرسة واسترجاع المعلومات وطرق حفظها تقليديا والكترونيا.
- فرز وإتلاف وترحيل الأوراق -حالات عملية في تصنيف وفهرسة المستندات.
- الحد من الأعمال الورقية في المكاتب.
المحور الرابع: النظم الحديثة في الحفظ والتداول
- مفهوم حفظ وتداول السجلات والمستندات.
- حفظ الملفات بالطريقة التقليدية والالكترونية.
- الحفظ على أساس استخدام الفهرسة.
- استخدام برمجيات الحاسب في الحفظ.
- معالجة مستويات السرية.
- أمن وسلامة الوثائق.
- طرق عمل النسخ الاحتياطية.
- الفيروسات وخطرها على البيانات.
المحور الخامس: النظم الحديثة في استرجاع المعلومات
- استخدام المصغرات الفيلمية للحفظ.
- المركزية واللامركزية في نظام الحفظ.
- مزايا وعيوب كل منهما.
- تداول البيانات (نظم الاتصالات).
- الشبكات المحلية.
- الأجندات الإلكترونية.
- البريد الإلكتروني.
- البريد الصوتي والفاكس ميلي.
