حقيبة تدريبية
السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
الحقيبة مصممة بالطريقة التقليدية
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض Powerpoint ( السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب ppt )
- مذكرة المتدرب Word
- مجموعة تمارين Word
- مجموعة تمارين
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل
المقدمة:
- السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب يتناول هذا البرنامج التعريف بأعمال مدراء المكاتب العليا وفق أفضل المنهجيات والممارسات العالمية، ويهدف إلى تنمية مهارات مدراء المكاتب العليا وإمدادهم بالمعونة الفنية اللازمة لأداء العمل بالكفاءة الإنتاجية العالية وتزويدهم بالخبرات والمهارات التي تتطلبها مسئوليات وواجبات الوظيفة. ونقدم في هذا البرنامج التدريبي للمشاركين الوحدات المعرفية والمهارية التي تعرفهم باختصاصات وواجبات ومسئوليات مدراء المكاتب و إدارة المكاتب والسكرتارية. والمفهوم العلمي للاتصالات الإدارية وأساليبها وفن التعامل مع القيادات والمرؤوسين. وإدارة الوقت والاستخدام الأمثل له. وفن المكاتبات الرسمية وصياغاتها (الخطاب / المذكرة / التقارير) والفهرسة والحفظ (تطبيقات عملية). والمهارات السلوكية المتصلة بالوظيفة والجوانب السلوكية في الأداء وفن الإتكيت والمراسم الحديثة.
الأهداف التدريبية:
سوف يكون المشاركين – إن شاء الله – على معرفة تمامة بما يلي: -
- المهارات الحديثة المطلوبة في مجال إدارة المكاتب العليا من خلال استخدام احدث الأساليب والتقنيات المعاصرة في إدارة المكاتب العليا وذلك بغرض تقديم الدعم الإداري للوظائف العليا بكفاءة وفعالية.
- ممارسة فنون الاتصال والتعامل مع الآخرين عمليا.
- كيفية تطبيق جدولة ومتابعة أعمال الإدارة العليا، وإكسابهم مهارة استخدام التقنيات الحديثة للأعمال المكتبية.
- كيفية التعامل مع الأنماط الشخصية المختلفة.
- إدارة وتنظيم الاجتماعات بحرفية وكفاءة عالية.
- إدارة وتنظيم الوقت وترتيب الأولويات.
- كتابة الخطابات والمراسلات وإعداد التقارير بحرفية عالية.
الفئة المستهدفة:
- مدراء المكاتب.
- موظفي السكرتارية التنفيذية.
- المساعدون الإداريون.
- المؤهلين لشغل هذه الوظائف.
المحاور التدريبية:
الوحدة الأولى: المفاهيم المعاصرة لإدارة المكاتب
- إدارة المكاتب.
- الفرق بين إدارة المكاتب وتنسيق العمل.
- المفاهيم العامة للعاملين في مجال إدارة المكاتب والمحفوظات المعاصرة في المنظمات الحديثة.
- أهمية الإدارة الفعالة لأعمال إدارة المكاتب في نجاح العمل الإداري.
- أنواع إدارة المكاتب.
- المكتب الحديث.
- وظائف المكتب العالمي.
- أهداف المكتب العالمي.
- أهمية إدارة المكاتب الحديثة.
- تنظيم أعمال إدارة المكاتب والمحفوظات بالمكاتب الحديثة.
الوحدة الثانية: مهام ومسؤوليات مدير المكتب المعاصر
- وظيفية مدير المكتب.
- مهام إدارة المكاتب.
- مهارات مدير المكتب.
- صفات مدير المكتب.
- واجبات مدير المكتب.
- أبعاد وظيفية مدير المكتب.
- مفهوم إدارة المكاتب العليا.
- اختصاصات وواجبات ومسئوليات مدراء المكاتب.
- المفهوم العلمي للاتصالات الإدارية وأساليبها.
- فن التعامل مع القيادات والمرؤوسين.
- المهارات السلوكية المتصلة بوظيفية مدير المكتب.
- التخطيط للاجتماعات.
- جدولة الأعمال.
- وضع نظم الفهرسة والحفظ.
- نظم المعلومات و صناعة القرارات.
- مهارات إعداد التقارير العليا ومؤشرات الأداء KPIs.
- إدارة العلاقات بين موظفي الإدارة العليا بالوحدات التنظيمية.
الوحدة الثالثة: برتوكول العمل بإدارة المكاتب
- مفهوم البرتوكول.
- عناصر فعالية تصرفات مدير المكتب.
- مهارات السكرتير في إدارة برتوكولات التعامل.
- إدارة الانطباع الأول لدى المستفيد من خدمات إدارة المكاتب.
- ملخص الأبحاث الأخيرة التي أجريت حول تأثير لغة الجسد في إقناع الآخرين.
- مفهوم الانطباع الأول.
- العوامل المؤثر في تكوين الانطباع الأول لدى المتلقي لخدمات إدارة المكاتب.
- مفهوم الكاريزما.
- المعايير النفسية لمدير المكتب الفعال.
- مدير المكتب الفعال وبروتوكول التعامل مع كبار الزوار.
- أهمية التوافق بين الخصائص الجسمية والنفسية لمدير المكتب لصناعة الانطباع المثالي.
- مهارات الإتيكيت وأثرها في نجاح عمل مدير المكتب الفعال.
- مهارات التعامل مع الجمهور واستقبال الشكاوى.
الوحدة الرابعة: أهمية مهارات الاتصال في إدارة المكاتب
- مفهوم الاتصال وأنواعه.
- نموذج ديفيز للاتصال.
- نموذج نافذة جو - هاري THE JOHARI WINDOW MODEL.
- المهارات الصوتية لمدير المكتب الفعال.
- مهارات استخدام لغة الجسد الفعالة لمدير المكتب الفعال.
- أنماط مدراء المكاتب طبقا لمقياس هيرمان HBDI.
- تقنية مواقع الإدراك Perceptual Positions.
- مهارات التعامل مع الأنماط البشرية المختلفة.
- أهمية المهارات اللغوية في لنجاح مدير المكتب الفعال.
- مهارات الإقناع والتأثير في مجال عمل إدارة المكاتب.
- تطبيقات عملية على مهارات الاتصال الفعال في مجال إدارة المكاتب.
الوحدة الخامسة: التميز في استراتيجيات وفنون إدارة المكاتب
- مراحل أنظمة الإعداد والتجهيز لتنظيم الملفات والمعلومات.
- الاستراتيجية المستخدمة لخدمة أعمال إدارة المكاتب والمحفوظات.
- مهارات استقبال وتصدير المكاتبات.
- طرق الفهرسة والحفظ للوثائق والملفات.
- فن المكاتبات الرسمية وصياغاتها (المكاتبات / المذكرات / التقارير).
- فن كتاب التقارير.
- فن تنظيم الاجتماعات.
- فن كتابة وإدارة محاضر الاجتماعات.
- مهارات التفكير العليا لمدير المكتب الفعال.
- أهمية التمكين من مهارات التفكير العليا وتفعيلها لمدير المكتب الفعال.
- مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات.
- مهارات التفكير الابتكاري والإبداعي.
- تطبيقات عملية على مهارات التفكير العليا لمدير المكتب.
- مهارات إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل.
- مفهوم إدارة الصراعات.
- مهارات إدارة الضغوط.
تعرف ايضا علي حقائب تدريبية جاهزة و رائعة من مركز الدولية
