حقيبة تدريبية
إدارة المكاتب إلكترونيا
5 أيام، 25 ساعة تدريبية
الهدف العام:
- إكساب المشاركين الأسس العلمية السليمة لأعمال السكرتارية وإدخال تطبيقات الحاسب الآلي حيّز التنفيذ في إدارة الأعمال اليومية لتحسين المخرجات وتداول المعلومات باستخدام التكنولوجيا المعلوماتية الحديثة.
الأهداف التفصيلية:
وفي نهاية الورشة يتوقع أن يكون المتدرب قادراً على:
- الإلمام بأعمال المكاتب الرئيسية.
- اكتساب مهارات السكرتير الناجح.
- إعداد الأجندة الإلكترونية لتنظيم الاجتماعات واللّجان.
- إتقان نقل المعلومات ونظم الاتصالات الإلكترونية.
- البريد الإلكتروني وشبكة الإنترنت وأهميتها في الأرشفة الإلكترونية ونقل المعلومات.
- اكتساب مهارات الكتابة الإدارية باستخدام الحاسب الآلي.
- تطبيق مبادئ إدارة الوقت باستخدام تطبيقات متنوعة علي الحاسب الآلي.
- استخدام التقنيات الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات.
- إعداد وتصميم قواعد البيانات المعلوماتية.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول: أهمية البيانات ونظم المعلومات
- المفاهيم العامة للإدارة المكتبية وعلاقتها بالسكرتارية.
- المقارنة بين السكرتارية العربية والسكرتارية في أوروبا واليابان.
- طبيعة النشاط المكتبي.
- دور نظم المعلومات الحديثة في تحسين المخرجات.
- بروتوكولات الاتصالات المعلوماتية.
- مهارات مدراء المكاتب في الاتصالات الفعالة.
- مبادئ ومقومات الاتصال الفعال وأهميته.
- معوقات الاتصال وكيفية مواجهتها والتغلب عليها.
- استخدامات المحترفين ل MS-Word في الكتابة الإدارية.
اليوم التدريبي الثاني: الأجندة و المراسلات الالكترونية
- مهارة استقبال الزوار وتنظيم مواعيد الرئيس.
- تنظيم وإدارة الاجتماعات واللجان.
- متطلبات الاجتماع الفعال.
- مهارات تبسيط إجراءات العمل المكتبي.
- كيفية تنظيم الاجتماعات باستخدام Outlook.
- إعداد الأجندة الإلكترونية باستخدام Outlook.
- البريد الإلكتروني.
- إعدادات Outlook.
اليوم التدريبي الثالث: الأرشفة و الفهرسة الالكترونية
- إجراءات التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة "الأرشفة الإلكتروني".
- متابعة البريد الوارد وأمن وسرية المعلومات.
- أساليب التصنيف والترقيم عند حفظ المعلومات.
- أساليب الفهرسة واسترجاع المعلومات وطرق حفظها تقليديا والكترونيا.
- إنشاء الفهارس الإلكترونية باستخدام MS-Excel.
- الحد من الأعمال الورقية في المكاتب.
اليوم التدريبي الرابع: النظم الحديثة في الحفظ والتداول
- مفهوم حفظ وتداول السجلات والمستندات.
- حفظ الملفات بالطريقة التقليدية والالكترونية.
- الحفظ على أساس استخدام الفهرسة.
- استخدام برمجيات الحاسب في الحفظ.
- معالجة مستويات السرية.
- أمن وسلامة الوثائق.
- طرق عمل النسخ الاحتياطية.
- الفيروسات وخطرها علي البيانات.
اليوم التدريبي الخامس: قواعد البيانات
- مفهوم وأشكال قواعد البيانات.
- دور قواعد البيانات في المكاتب الحديثة.
- تطبيقات عملية لأعداد قواعد البيانات باستخدام MS-Access .
- التحول إلى المكاتب الإلكترونية.
- مجموعات عمل.
الفئة المستهدفة:
- إلى مدراء المكاتب وجميع أقسام السكرتارية والعاملين في الشؤون الإدارية والمالية والفنية وإدارة العلاقات العامة والسجل العام والموظفين المراد تهيئتهم لشغل وظائف السكرتارية مستقبلا.
